Dalam dunia kerja, proses menerima karyawan baru bukan hanya sekadar menyelesaikan proses rekrutmen, tetapi juga memastikan mereka dapat beradaptasi dan bekerja dengan optimal di lingkungan baru. Dua istilah yang sering muncul dalam konteks ini adalah orientasi karyawan dan onboarding.
Kedua proses ini memiliki tujuan yang sama, yaitu membantu karyawan baru beradaptasi, namun dengan pendekatan yang berbeda. Namun, orientasi karyawan baru dan onboarding adalah dua hal yang berbeda. Tahukah Anda perbedaan keduanya?
Untuk memahaminya, artikel ini akan membahas lebih dalam tentang apa itu orientasi karyawan, elemen-elemennya, serta perbedaan antara orientasi karyawan dengan onboarding.
Apa Itu Orientasi Karyawan?
Orientasi karyawan adalah proses awal yang dilakukan perusahaan untuk memperkenalkan karyawan baru pada organisasi, budaya perusahaan, serta peraturan dan prosedur yang berlaku. Proses orientasi ini biasanya dilakukan pada hari pertama atau minggu pertama karyawan bergabung dengan perusahaan.
Tujuan utama dari orientasi karyawan adalah untuk memberikan gambaran umum tentang perusahaan, termasuk visi, misi, nilai-nilai, dan struktur organisasi. Melalui orientasi, karyawan diharapkan dapat lebih cepat memahami lingkungan kerja mereka dan mengetahui apa yang diharapkan dari mereka dalam peran baru mereka.
Ingin tips tambahan untuk membuat karyawan baru di perusahaan Anda merasa nyaman dan cepat beradaptasi. Ketahui selengkapnya dalam artikel berikut ini: Tips Agar Karyawan Baru Gampang Adaptasi dan Hal Pertama yang Wajib Dilakukan Saat Bekerja. Tidak hanya untuk HRD perusahaan, dalam artikel tersebut, Anda juga akan mendapatkan tips sebagai karyawan baru. Selamat membaca!
Elemen Utama dalam Orientasi Karyawan Baru
Orientasi karyawan merupakan langkah awal yang sangat penting dalam memastikan keberhasilan jangka panjang karyawan di perusahaan. Berikut adalah 5 elemen utama yang harus ada dalam orientasi karyawan baru:
1. Pengenalan Perusahaan
Karyawan baru akan diperkenalkan pada sejarah, visi, misi, dan nilai-nilai perusahaan. Informasi ini penting untuk memberikan pemahaman mendalam tentang tujuan dan arah perusahaan. Biasanya, pengenalan perusahaan ini dilakukan melalui presentasi oleh manajemen senior atau pemimpin departemen.
2. Pengenalan Kebijakan dan Prosedur
Kebijakan dan prosedur kerja tentu menjadi bagian yang wajib diketahui oleh karyawan yang baru bergabung di sebuah perusahaan. Di masa orientasi, karyawan akan diberi penjelasan tentang kebijakan perusahaan, seperti peraturan tentang jam kerja, cuti, dan keselamatan kerja.
Prosedur operasional standar juga akan dijelaskan agar karyawan tahu apa yang diharapkan dari mereka. Selain itu, sesi ini juga mungkin mencakup pembahasan tentang kode etik perusahaan, kebijakan anti-diskriminasi, dan kebijakan keamanan data.
3. Tour Kantor
Dari semua elemen, tour kantor berperan sebagai langkah awal yang penting dalam proses orientasi. Melalui tour kantor, karyawan baru dapat mengetahui lokasi fasilitas penting seperti ruang kerja, ruang istirahat, kantin, dan toilet. Pada saat inilah, karyawan baru bisa mengetahui letak ruang kerja mereka.
Selama tour, karyawan baru juga bisa mendapatkan wawasan tentang budaya perusahaan secara langsung. Mereka bisa melihat bagaimana tim berkolaborasi, cara kerja sehari-hari, dan dinamika sosial di kantor.
4. Pengenalan Rekan Kerja
Karyawan baru akan diperkenalkan kepada rekan-rekan kerja mereka, baik yang berada dalam tim yang sama maupun dari departemen lain. Perkenalan ini bisa berupa sesi ice-breaking atau acara informal untuk membantu karyawan baru merasa lebih diterima.
Contoh dari aktivitas ice-breaking bisa berupa permainan tebak-tebakan, kuis ringan tentang hobi dan minat, atau diskusi kelompok kecil yang membahas topik-topik ringan. Sementara itu, acara informal lain yang biasa diadakan oleh perusahaan di masa orientasi adalah makan siang atau kopi bersama.
5. Pelatihan Dasar
Orientasi tentu tidak dapat terlepas dari pelatihan dasar, bukan? Pelatihan dasar ini mencakup kemampuan dasar selama bekerja di perusahaan, bukan spesifik pada bidang kerja di departemen atau divisi, seperti penggunaan peralatan atau perangkat lunak tertentu yang digunakan dalam pekerjaan sehari-hari.
Pelatihan dasar ini juga dapat mencakup demonstrasi singkat tentang penggunaan peralatan kantor atau teknologi yang spesifik. Misalnya, menunjukkan cara menggunakan mesin fotokopi, printer, atau sistem manajemen dokumen digital.
Perbedaan Orientasi Karyawan dengan Onboarding
Meskipun orientasi karyawan dan onboarding sering digunakan secara bergantian, keduanya memiliki perbedaan signifikan dalam pendekatan dan jangka waktunya.
1. Durasi
Orientasi karyawan biasanya berlangsung singkat, hanya beberapa hari atau minggu pertama karyawan baru bergabung. Hal ini karena fokusnya adalah memberikan informasi dasar yang diperlukan untuk memulai pekerjaan.
Sementara itu, onboarding berlangsung dalam durasi yang lebih panjang, bisa beberapa bulan bahkan satu tahun. Durasi tersebut tergantung pada kompleksitas pekerjaan dan organisasi.
2. Fokus Kegiatan
Fokus utama dari orientasi karyawan baru adalah memberikan informasi dasar tentang perusahaan dan memastikan mereka memahami peraturan dan prosedur. Pada intinya, orientasi lebih bersifat informatif dan administratif.
Sementara itu, onboarding lebih berfokus pada integrasi karyawan baru ke dalam budaya perusahaan, pengembangan keterampilan, dan penilaian kinerja awal. Onboarding melibatkan mentoring, pembinaan, dan penilaian yang bertujuan untuk membantu karyawan mencapai kinerja optimal di bidang pekerjaan mereka.
3. Pendekatan
Orientasi karyawan bersifat lebih formal dan informatif. Biasanya dilakukan dalam bentuk sesi presentasi, tur kantor, dan pertemuan dengan manajemen. Karena itulah, orientasi sering kali dilakukan secara berkelompok dengan beberapa karyawan baru sekaligus.
Sementara itu, onboarding dilakukan dengan pendekatan yang lebih personal dan interaktif. Onboarding menekankan pada pengembangan hubungan antara karyawan baru dan rekan kerja mereka secara timbal balik dan berkelanjutan.
4. Tujuan Akhir
Tujuan utama dari orientasi karyawan adalah untuk memastikan karyawan baru memahami perusahaan dan peran mereka dengan baik. Seluruh rangkaian orientasi pada intinya menekankan kepada pembentukan pemahaman dasar yang diperlukan untuk memulai pekerjaan bagi karyawan baru.
Sementara itu, tujuan utama dari onboarding adalah untuk memastikan karyawan baru merasa diterima, termotivasi, dan siap untuk berkontribusi secara maksimal dalam jangka panjang. Sebagai proses berkelanjutan, onboarding dirancang untuk mendukung karyawan baru selama periode transisi mereka dari perusahaan sebelumnya dan memastikan mereka menjadi anggota tim yang produktif dan terlibat.
Optimalkan Proses Orientasi Karyawan dan Onboarding dengan Onboarding Kit
Orientasi karyawan dan onboarding adalah dua proses penting dalam memastikan karyawan baru dapat beradaptasi dan berkontribusi secara efektif di tempat kerja. Keduanya memiliki peran yang penting dalam membantu karyawan baru merasa diterima, termotivasi, dan siap untuk berkontribusi secara maksimal.
Untuk memastikan proses orientasi dan onboarding berjalan dengan lancar dan efektif, perusahaan dapat memanfaatkan onboarding kit. Onboarding kit adalah paket yang berisi berbagai materi dan alat yang membantu karyawan baru beradaptasi dengan lingkungan kerja mereka.
Sebagai tambahan, untuk perusahaan yang ingin memberikan pengalaman yang lebih baik bagi karyawan yang sedang meninggalkan perusahaan, Lokasoka menawarkan onboarding kit custom. Cari tahu rekomendasi produk Lokasoka untuk onboarding kit perusahaan Anda selengkapnya dalam artikel berikut: 6 Ragam Produk Onboarding Kit dari Lokasoka: Apa Pilihan Terbaik Anda? Dalam artikel tersebut, ketahui pula segala kelebihan memesan onboarding kit di Lokasoka. Selamat membaca!
