Salah satu kunci acara berjalan sukses, termasuk pameran adalah memastikan setiap perlengkapan pameran yang dibutuhkan terpenuhi. Untuk memudahkan hal ini, Anda dapat membuat list barang perlengkapan yang dibutuhkan dari jauh-jauh hari. Supaya lebih rapi, Anda dapat membuat daftarnya di excel secara terperinci.
Jika dirasa barang yang dibutuhkan sudah tercatat semua, langkah selanjutnya adalah melengkapi barang-barang tersebut. Pastikan tidak ada selisih atau perbedaan jumlah barang yang dibutuhkan dengan jumlah barang yang dicatat. Jangan lupa untuk menandai setiap barang yang sudah didapatkan.
Untuk memastikan semua perlengkapan pameran terpenuhi, lakukan pengecekan secara berkala untuk daftar barang yang telah dibuat. Koordinasikan hal ini dengan pihak penyedia perlengkapan untuk memastikan pengiriman tepat waktu. Sebaiknya, buat juga daftar cadangan untuk mengantisipasi jika ada perlengkapan yang rusak atau hilang.
Jadi, apa saja perlengkapan apa saja yang dibutuhkan saat mengadakan pameran? berikut informasi mengenai 10 Perlengkapan pameran yang perlu dipersiapkan panitia. Namun, sebelum itu simak juga 6 Tips Desain Booth Pameran yang Eye Catching. Yuk, disimak!
1. Booth atau Stand
Perlengkapan pameran yang pertama yang perlu dipersiapkan adalah booth atau stand. Di beberapa pameran tertentu, seperti jobfair, pameran UMKM, pameran otomotif, selalu menggunakan booth sebagai pembeda dengan brand lain.
Dalam suatu pameran, booth adalah tempat utama untuk menampilkan produk atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan atau brand. Di tempat ini juga, biasanya perusahaan mendistribusikan alat marketingnya, seperti brosur, pamflet, atau kartu nama.
2. Backdrop atau Dekorasi
Selain booth atau stand, backdrop juga termasuk perlengkapan pameran yang perlu diperhatikan. Backdrop digunakan untuk membuat booth terlihat menarik di mata pengunjung. Booth yang menarik dapat menjadi daya tarik bagi pengunjung, sehingga desain dan tata letak booth harus diperhatikan dengan baik.
Selain itu, backdrop juga digunakan untuk memperkuat identitas perusahaan. Desain yang mencolok dapat membuat pengunjung penasaran, lho! oleh karena itu nggak perlu ragu untuk memperkuat desain di booth perusahaan Anda.
3. Peralatan Audio dan Visual
Perlengkapan pameran yang tak kalah pentingnya juga adalah peralatan audio visual. Peralatan pameran berupa audio visual, biasa digunakan sebagai alat penunjang demonstrasi kepada pengunjung. Alat-alat ini dapat berupa proyektor, speaker, dan tentunya laptop.
Selain alat-alat di atas, alat audio dan visual lainnya yang mungkin dibutuhkan adalah walkie talkie. Benda ini dibutuhkan guna mencegah terjadinya gangguan sinyal selama berada dalam ruangan pameran. Dengan begitu, komunikasi antar anggota tim yang berjaga bisa tetap lancar.
4. Tanda Pengenal Panitia
Perlengkapan penting pameran selanjutnya adalah tanda pengenal untuk panitia. Tanda pengenal ini termasuk peralatan pameran yang penting, karena dapat memudahkan pengunjung untuk bertanya tentang brand atau perusahaan Anda. Tanpa tanda pengenal, pengunjung akan sedikit kesulitan dan bingung dimana harus bertanya.
Tanda pengenal ini dapat berupa name tag, seragam yang disertai nama, topi, dan lain-lain. Adanya tanda pengenal juga dapat jadi pembeda perusahaan Anda dengan perusahaan lainnya. Disarankan Anda membuat tanda pengenal yang mencolok, supaya banyak pengunjung yang spontan ingin berkunjung ke booth Anda.
5. Jadwal Panitia yang Bertugas
Perlengkapan pameran yang kerap terlupakan adalah jadwal panitia yang bertugas. Jadwal secara fisik maupun visual, sangat penting dalam suatu tim. Hal ini guna menghindari terjadinya miskomunikasi antar anggota tim. Dengan jadwal yang jelas, anggota tim dapat bergantian istirahat dengan tenang.
Dengan jadwal yang jelas, dapat dipastikan bahwa seluruh anggota mendapatkan waktu pembagian kerja yang merata. Hal ini guna mencegah kelelahan yang berlebihan pada satu anggota tim dan memastikan semua orang berkontribusi sesuai kapasitasnya.
6. Materi Presentasi
Perlengkapan pameran yang perlu dipersiapkan adalah materi presentasi. Materi presentasi yang baik sangat penting untuk menyampaikan informasi dengan jelas dan efektif kepada pengunjung pameran. Materi ini termasuk berbagai bahan visual dan teks yang dirancang untuk menarik perhatian dan mendidik audiens tentang produk atau layanan yang ditawarkan.
Slide presentasi yang menarik dan informatif membantu menyampaikan pesan utama dengan jelas. Gunakan grafik, gambar, dan bullet points untuk menjelaskan fitur, manfaat, dan keunggulan produk. Brosur dan leaflet yang dicetak menyediakan informasi ringkas tentang produk atau layanan. Pastikan desainnya profesional dan mudah dibaca, dengan informasi kontak yang jelas.
7. Alat Tulis
Perlengkapan pameran lainnya yang tak boleh terlewatkan adalah alat tulis. Dalam berbagai kondisi, alat tulis sangat penting untuk disediakan. Peralatan ini sangat penting untuk mencatat berbagai informasi penting yang dapat terlewat jika hanya mendengar suara. Selain itu, alat tulis juga digunakan sebagai alat presentasi langsung, untuk menghindari terjadinya masalah pada teknologi atau jaringan internet.
Siapkan alat tulis secukupnya, seperti pulpen, pensil, dan kertas. Sediakan juga di atas meja, supaya dapat digunakan juga oleh pengunjung. Siapkan beberapa alat cadangan jika sewaktu-waktu alat tulis yang sedang dipakai, bermasalah.
8. Kelistrikan dan Jaringan Internet
Perlengkapan pameran lainnya yang perlu dipersiapkan adalah kelistrikan dan jaringan internet. Keduanya merupakan aspek krusial yang mendukung kelancaran operasional booth pameran dan memastikan bahwa tidak ada masalah selama acara berlangsung.
Karena pameran biasanya ramai pengunjung, terkadang hal ini membuat sinyal menjadi sedikit sulit didapatkan. Untuk mengatasi hal tersebut, perusahaan disarankan menyediakan wifi gratis untuk pengunjung yang datang. Dengan begitu, proses negosiasi dapat berjalan lancar.
9. Meja dan Tempat Duduk untuk Pengunjung
Perlengkapan yang perlu dipersiapkan di pameran termasuk meja dan tempat duduk untuk pengunjung. Memastikan kenyamanan pengunjung di booth pameran sangat penting untuk menciptakan pengalaman yang positif dan mendukung interaksi yang lebih produktif.
Sediakan meja yang cukup untuk menampilkan produk, brosur, materi presentasi, dan peralatan promosi lainnya. Meja harus cukup besar untuk menampung semua item tanpa terlihat semrawut, serta memiliki permukaan yang bersih dan profesional. Atur meja dengan cara yang memungkinkan pengunjung untuk melihat produk atau informasi dengan mudah, serta berinteraksi dengan staf tanpa merasa terhambat. Pastikan meja tidak menghalangi jalur lalu lintas pengunjung.
10. Souvenir
Perlengkapan pameran terakhir yang perlu disiapkan adalah souvenir untuk pengunjung. Souvenir merupakan alat yang efektif untuk menarik pengunjung. Oleh karena itu, Anda perlu membuat strategi ini berjalan dengan baik.
Pilih souvenir yang relevan dengan produk atau layanan yang Anda tawarkan dan yang memiliki kegunaan praktis bagi pengunjung. Souvenir yang berguna, seperti alat tulis, botol air, atau power bank. SOuvenir-souvenir tersebut berpeluang besar untuk meningkatkan brand awareness perusahaan Anda.
Itu dia sepuluh perlengkapan pameran yang perlu dipersiapkan panitia. Perlengkapan yang disiapkan dengan baik dapat memastikan kelancaran acara dan memberikan pengalaman yang memuaskan bagi pengunjung. Keberhasilan pameran sangat bergantung pada persiapan yang matang dan perhatian terhadap detail.
Simak artikel Lokasoka lainnya 15 Produk Merchandise Pameran Terbaik di Lokasoka. Lokasoka merupakan platform digital untuk kustomisasi hadiah, souvenir, merchandise, dan berbagai produk gifting. Hubungi nomor WhatsApp Admin Lokasoka untuk mengetahui berbagai info menarik lainnya terkait kostumisasi hadiah.
