Saat mengadakan suatu acara, tentunya Anda perlu menyiapkan strategi supaya acara tersebut dapat berjalan lancar. Hal ini berlaku juga saat Anda menjadi peserta dari sebuah expo atau pameran. Sebelum pameran dimulai, ada persiapan pameran yang perlu disusun supaya tujuan yang diharapkan dapat tercapai.
Persiapan pameran dimulai dari saat Anda merencanakan konsep dan tujuan mengikuti pameran. Pastikan Anda sudah memilih pameran yang sesuai dengan background perusahaan. Setelah itu, Anda dapat menentukan target, serta audiens yang ingin dicapai. Jangan lupa juga untuk menentukan panitia yang akan bertugas di booth, selama pameran berlangsung.
Pastikan semua staf, terutama panitia yang bertanggung jawab di booth sudah memahami jobdesk masing-masing, serta tujuan yang ingin dicapai. Jobdesk serta tujuan yang ingin dicapai, perlu dipahami setiap staff sebelum acara dimulai untuk meminimalisir terjadinya miss komunikasi saat acara berlangsung.
Untuk informasi lebih lanjut, berikut delapan persiapan pameran yang perlu diperhatikan sebelum acara dimulai. Namun, sebelum itu simak juga 5 Starter Kit Pameran yang Perlu Dipersiapkan untuk Kesuksesan Acara. Yuk, disimak!
Persiapan Pameran yang Perlu Diperhatikan Sebelum Acara Dimulai
Saat hari pelaksanaan acara dimulai, pastikan perusahaan Anda sudah memahami tujuan yang ingin dicapai. Dengan memahami tujuan tim Anda dapat fokus pada hasil yang diinginkan dan mengarahkan segala upaya untuk mencapainya. Berikut beberapa persiapan pameran yang perlu diperhatikan;
1. Menentukan Tujuan Mengikuti Pameran
Persiapan pameran yang pertama kali perlu dilakukan adalah menentukan tujuan pameran. Tujuan merupakan sebuah pondasi yang akan menentukan pelaksanaan acara. Menetapkan tujuan yang jelas dan spesifik akan membantu Anda dalam menentukan strategi dan mengukur keberhasilan pameran.
Tujuan mengikuti pameran dapat berupa meningkatkan brand awareness, meluncurkan produk baru, memperluas jaringan bisnis, atau meningkatkan penjualan. Tanpa tujuan yang jelas, pameran jadi tidak terarah dan hasil yang didapat tidak akan maksimal.
2. Tentukan Tim Inti Acara
Persiapan pameran selanjutnya adalah menentukan tim inti acara. Pembentukan tim inti bertujuan agar tidak terlalu banyak pihak yang terlibat dalam pengambilan keputusan. Dengan begitu, proses perencanaan dan eksekusi dapat berjalan lebih efisien dan terkoordinasi.
Tim inti ini harus terdiri dari individu-individu yang memiliki keahlian dan tanggung jawab yang jelas dalam berbagai aspek pameran, seperti manajer proyek, koordinator logistik, desainer, ahli pemasaran, dan staf komunikasi.
3. Melakukan Riset
Riset merupakan hal penting yang perlu dilakukan sebelum mengambil keputusan. Sebelum acara dimulai, hendaknya tim inti pameran melakukan riset mengenai anggaran yang dikeluarkan, jumlah pengunjung, kapasitas lokasi, dan lain-lain. Kegiatan riset di awal dapat memudahkan tim dalam menentukan langkah-langkah krusial selanjutnya.
Riset harus dilakukan jauh-jauh hari sebelum acara dimulai. Pastikan Anda dan tim, melakukan riset secara mendetail untuk memahami berbagai aspek yang dapat mempengaruhi kesuksesan pameran. Riset yang baik akan memberikan wawasan berharga dan membantu dalam perencanaan yang lebih tepat sasaran.
4. Buat Rancangan Anggaran
Persiapan pameran yang tak kalah pentingnya adalah membuat rancangan anggaran. Anggaran yang terencana dengan baik akan memastikan bahwa semua aspek pameran dapat berjalan lancar tanpa kekurangan dana.
Buat daftar rinci semua kebutuhan pameran, termasuk biaya sewa tempat, dekorasi, peralatan teknis, transportasi, materi promosi, catering, biaya staf, dan lain-lain. Kelompokkan pengeluaran ke dalam kategori seperti logistik, pemasaran, dekorasi, teknis, dan lain-lain. Hal ini akan memudahkan pemantauan dan pengelolaan anggaran.
5. Menentukan Konsep Pameran
Setelah menentukan tim inti dan mengetahui tujuan acara, persiapan lain yang perlu diperhatikan adalah konsep dari booth perusahaan Anda. Konsep booth yang menarik dan sesuai dengan brand dapat membuat perusahaan Anda menonjol dan menarik lebih banyak pengunjung.
Tentukan pesan utama yang ingin disampaikan melalui booth. Pesan ini harus jelas, menarik, dan mudah dipahami oleh pengunjung. Pahami juga audiens yang hadir di pameran. Hal ini akan membantu menentukan bahasa dan pendekatan yang paling efektif.
6. Atur Waktu
Persiapan pameran yang tak kalah pentingnya adalah mengatur waktu sebaik mungkin. Usahakan datang beberapa jam sebelumnya, sebelum pameran dibuka. Hal ini dilakukan untuk menghindari pengunjung menunggu panitia melakukan persiapan.
Tetapkan waktu presentasi kepada setiap pengunjung, supaya tidak terjadi penumpukan. Jika dirasa pengunjung semakin banyak, anggota tim yang lain harus siap sedia untuk saling backup.
7. Siapkan Materi Promosi
Salah satu persiapan pameran yang tak boleh dilewatkan adalah materi promosi. Materi promosi sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Dengan penyampaian pesan yang baik, pengunjung akan dengan mudah menerima pesan yang disampaikan.
Pesan yang diterima dengan baik oleh pengunjung, meningkatkan peluang tujuan tercapai. Misalnya jika tujuan perusahaan Anda adalah menjual produk, diharapkan dengan presentasi yang baik pengunjung dapat tertarik dan melakukan transaksi. Dalam hal ini, materi promosi dapat berupa brosur, katalog harga, contoh barang, dan lain-lain.
8. Menyiapkan souvenir
Persiapan pameran terakhir yang tak kalah pentingnya adalah menyiapkan souvenir pameran. Souvenir yang menarik dapat meningkatkan daya tarik pengunjung untuk datang. Oleh sebab itu, pemakaian souvenir sebagai strategi untuk mencapai tujuan dapat menjadi ide yang perlu dipertimbangkan.
Souvenir juga dapat meningkatkan brand awareness perusahaan Anda. Jika souvenir tersebut disimpan, berpotensi perusahaan Anda akan terus diingat oleh penerima. Dengan begitu, jika sewaktu-waktu pengunjung membutuhkan, mereka dapat langsung menghubungi perusahaan Anda.
Ide Souvenir Pameran
Souvenir pameran memiliki peran penting karena mereka tidak hanya berfungsi sebagai kenang-kenangan bagi pengunjung, tetapi juga sebagai alat pemasaran yang efektif. Berikut beberapa ide souvenir pameran yang dapat jadi inspirasi Anda.
1. Pulpen Eksklusif
Pulpen merupakan termasuk benda yang sering digunakan sebagai souvenir. Pemakaian harian pulpen yang tinggi dalam kegiatan sehari-hari, dapat meningkatkan brand awareness perusahaan setiap kali pulpen digunakan. Supaya tujuan makin tepat sasaran, Tambahkan logo, nama perusahaan, atau pesan pameran pada pulpen. Pastikan desain kustomisasi terlihat profesional dan tidak mengurangi estetika pulpen.
2. Topi
Selain pulpen, topi juga termasuk barang yang memiliki visibilitas tinggi dalam kegiatan sehari-hari. Topi sangat bermanfaat untuk melindungi kepala dari panas matahari. Desain topi yang modis, berpotensi menarik banyak pengunjung datang ke booth perusahaan Anda. Pastikan Anda tetap mencantumkan nama, serta logo perusahaan pada topi yang diberikan.
3. Kalender Meja
Kalender meja sebagai souvenir pameran adalah pilihan yang baik, terutama karena kalender meja biasanya diletakkan di area meja kerja. Kalender meja digunakan setiap hari, sehingga memastikan nama perusahaan Anda tetap terlihat secara konsisten.
4. Note Book
Selain pulpen, notebook juga merupakan souvenir pameran dengan fungsionalitas tinggi. Pemakaian notebook dalam kegiatan sehari-hari, dapat berpotensi meningkatkan daya ingat penerima terhadap perusahaan Anda. Pastikan desain notebook yang diberikan menarik dan tidak monoton, sehingga notebook berpeluang besar digunakan.
5. Tumbler
Memilih tumbler sebagai souvenir pameran dapat menjadi ide yang menarik. Di masa kini, tumbler termasuk barang yang cukup dibutuhkan. Oleh sebab itu, memberikan souvenir berupa tumbler dengan desain yang menarik, dapat meningkatkan brand awareness perusahaan Anda. Pastikan tumbler yang Anda pilih sudah berlogo BPA Free dan anti tumpah, supaya pemakaian dapat dilakukan jangka panjang.
Itu dia delapan persiapan pameran yang perlu diperhatikan sebelum acara dimulai. Persiapan yang matang sangat dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Oleh sebab itu, persiapan pameran yang mendetail sangat penting dilakukan.
Simak juga artikel Lokasoka lainnya Jenis-jenis Pameran Berdasarkan Waktu Penyelenggaraan dan Fungsinya. Lokasoka merupakan platform digital untuk kustomisasi hadiah, souvenir, merchandise, dan berbagai produk gifting. Hubungi nomor WhatsApp Admin Lokasoka untuk mengetahui berbagai info menarik lainnya terkait kostumisasi hadiah.
