Ada di antara Anda yang masih bertanya, apa yang dimaksud gathering kantor? Acara gathering kantor atau family gathering merupakan kegiatan yang diadakan oleh perusahaan untuk mempererat hubungan antar karyawan dan meningkatkan semangat kerja. Melalui acara ini, anggota tim dapat saling berinteraksi, berbagi pengalaman, dan mempererat ikatan sosial di luar lingkungan kerja.
Dalam artikel ini akan membahas 15 tips sukses untuk membuat acara gathering kantor Anda menjadi momen yang tak terlupakan. Mulai dari mengetahui perbedaannya dengan outing kantor, hal penting yang harus diperhatikan, hingga rekomendasi souvenir kantor agar acara semakin menarik.
Anda juga dapat membaca artikel lainnya yaitu Momen Terbaik untuk Bagi-Bagi Souvenir Kantor Kepada Karyawan. Anda sebagai HRD tidak perlu bingung, bukan hanya saat gathering kantor, Anda juga dapat memberikan corporate gift saat acara penghargaan maupun workshop dengan perusahaan lainnya. Simak artikel ini dari awal hingga akhir ya!
Perbedaan Acara Gathering Kantor dan Outing Kantor
Sebelum membahas tips sukses membuat acara gathering kantor, masih ada yang bertanya apa perbedaan outing dan gathering? Acara gathering kantor biasanya melibatkan seluruh karyawan dan sering diadakan dalam waktu yang lebih lama, seperti satu hari atau bahkan akhir pekan. Sementara itu, outing kantor cenderung lebih singkat, misalnya setengah hari atau beberapa jam, dan melibatkan aktivitas-aktivitas yang lebih santai dan menghibur. Keduanya memiliki tujuan yang sama, yaitu mempererat hubungan antar karyawan, tetapi dalam skala dan durasi yang berbeda.
Gathering kantor juga dapat disebut employee gathering. Apa saja kegiatan employee gathering? Bermacam-macam, mulai dari piknik bersama, jalan-jalan ke tempat wisata, outbound, camping bersama, dan dihiasi dengan bermain game bersama.
10 Hal Penting yang Harus Diperhatikan dalam Membuat Acara Gathering
1. Tentukan Tujuan dan Tema Acara
Sebelum memulai perencanaan, tentukan tujuan dari acara gathering Anda. Apakah ingin mempererat hubungan antar karyawan, meningkatkan motivasi, atau memperingati pencapaian tertentu? Sesuaikan tema acara dengan tujuan yang ingin dicapai agar suasana menjadi lebih terarah.
2. Libatkan Event Organizer
Bentuk tim perencana yang terdiri dari beberapa anggota karyawan. Dengan melibatkan tim perencana, Anda dapat mendapatkan beragam ide dan pendapat yang dapat memperkaya acara gathering tersebut.
3. Tentukan Anggaran
Tetapkan anggaran yang realistis untuk acara gathering. Pertimbangkan biaya makanan, tempat, transportasi, dan keperluan lainnya. Jangan lupa menyisakan anggaran cadangan untuk situasi tak terduga.
4. Pilih Lokasi yang Sesuai
Pilih lokasi yang dapat menampung semua peserta dengan nyaman. Pertimbangkan aksesibilitas, fasilitas, dan suasana tempat tersebut. Pastikan lokasi tersebut sesuai dengan tema acara dan kebutuhan peserta.
5. Rencanakan Agenda yang Menarik
Buat agenda yang terstruktur dan menarik. Sertakan aktivitas yang menghibur, seperti permainan, ice-breaking, atau presentasi inspiratif. Jangan lupakan waktu untuk networking dan interaksi antar karyawan.
6. Persiapkan Makanan dan Minuman
Pastikan makanan dan minuman yang disajikan sesuai dengan kebutuhan dan preferensi peserta. Jika memungkinkan, sesuaikan dengan tema acara. Sertakan juga pilihan menu untuk vegetarian atau peserta dengan kebutuhan khusus.
7. Koordinasi Transportasi
Jika acara gathering berlangsung di luar kantor, pastikan tersedia transportasi yang nyaman dan memadai untuk semua peserta. Koordinasikan jadwal keberangkatan dan kepulangan agar tidak ada yang terlambat atau kesulitan dalam perjalanan.
8. Komunikasikan Informasi dengan Jelas
Berikan informasi terperinci mengenai acara gathering kepada seluruh peserta. Sampaikan informasi tentang tanggal, waktu, lokasi, agenda, dan keperluan apa pun yang harus dipersiapkan oleh peserta.
9. Buat Aktivitas Interaktif
Selain aktivitas utama, tambahkan aktivitas interaktif seperti kompetisi. Hal ini akan meningkatkan semangat tim, kebersamaan, dan kesenangan selama acara gathering.
10. Evaluasi dan Berikan Apresiasi
Setelah acara gathering selesai, lakukan evaluasi untuk mengevaluasi keberhasilan acara dan mendapatkan umpan balik dari peserta. Berikan apresiasi kepada tim perencana dan peserta yang telah berpartisipasi aktif dalam acara tersebut.
Ide Souvenir Kantor Menarik untuk Acara Gathering
Selain tips sukses dalam membuat acara gathering, pemberian souvenir kantor yang menarik juga dapat meningkatkan kesan dan kenangan para peserta. Berikut adalah beberapa ide souvenir yang dapat dipertimbangkan:
1. Set Alat Makan dan Minum
Pilih set peralatan makan dan minum yang praktis dan berkualitas, seperti mug atau tumbler dengan logo perusahaan, piring atau sendok garpu bergaya unik, atau kotak makan dengan desain menarik. Produk ini bermanfaat bagi karyawan maupun keluarga mereka untuk menyimpan berbagai makanan dan minuman ketika sedang ada acara outdoor.
2. Set Alat Tulis dan Buku Notes
Berikan set alat tulis, seperti pensil, pulpen, atau highlighter dengan logo perusahaan. Sertakan juga buku catatan atau buku agenda yang berguna dalam aktivitas sehari-hari. Produk ini tampak sederhana namun fungsional dan harganya tergolong murah.
3. Hygiene Kit dan Vitamin
Dalam situasi yang semakin meningkatkan kepedulian akan kesehatan, berikan hygiene kit yang berisi masker, hand sanitizer, dan tisu basah. Sertakan juga suplemen vitamin untuk meningkatkan kesehatan dan kebugaran karyawan. Pada umumnya, produk ini harganya murah dan karyawan yang menerimanya akan sangat senang.
4. Penghias Meja Kantor
Berikan penghias meja kantor yang dapat mempercantik dan mempersonalisasi ruang kerja, seperti jam meja, kalender, pouch multifungsi, atau gantungan kunci dengan desain unik. Produk-produk ini sangat minimalis namun dapat meningkatkan semangat para karyawan. Jangan lupa untuk menyematkan logo dan nama perusahaan.
5. Alat Elektronik
Pilih alat elektronik yang berguna dalam kegiatan sehari-hari, seperti powerbank dengan logo perusahaan, flashdisk yang dapat menyimpan data penting, headset atau speaker untuk mendukung produktivitas kerja. Barang-barang yang berkualitas mungkin tidaklah murah namun souvenir kantor alat elektronik dapat memberikan kesan tersendiri.
Dengan mengikuti tips sukses dalam membuat acara gathering dan memberikan souvenir kantor yang menarik, diharapkan acara gathering kantor Anda dapat berjalan dengan sukses dan meninggalkan kesan yang positif bagi semua peserta. Acara gathering kantor yang baik dapat mempererat hubungan tim, meningkatkan semangat kerja, dan menciptakan ikatan yang erat di antara karyawan.
