Dalam dunia kerja, banyak perusahaan yang fokus pada proses onboarding untuk menyambut karyawan baru. Namun, proses offboarding karyawan sering kali luput dari perhatian. Padahal, offboarding yang baik dapat memberikan dampak positif jangka panjang baik bagi perusahaan maupun karyawan yang meninggalkan. Namun, tahukah Anda apa itu offboarding karyawan?
Artikel ini akan membahas apa itu offboarding karyawan, perbedaannya dengan onboarding, alur offboarding yang tepat, dan bagaimana memberikan kesan positif kepada karyawan yang meninggalkan perusahaan dengan offboarding kit.
Selain memahami apa itu offboarding, Anda mungkin juga perlu mengetahui pengertian onboarding karyawan. Bacalah artikel berikut ini: Apa Itu Proses Onboarding Karyawan? dan Apa Fungsinya Bagi Perusahaan. Dalam artiket tersebut, Anda akan mengetahui dengan lengkap definisi hingga fungsi onboarding karyawan. Selamat membaca!
Apa Itu Offboarding Karyawan?
Offboarding karyawan adalah proses formal yang dilakukan perusahaan untuk mengelola keluarnya karyawan dari perusahaan. Proses ini mencakup berbagai aktivitas seperti exit interview, pengembalian aset perusahaan, pemutusan akses ke sistem, dan penyelesaian administrasi.
Tujuan utama dari offboarding adalah untuk memastikan bahwa keluarnya karyawan berlangsung dengan lancar dan minim risiko bagi perusahaan serta memberikan pengalaman yang positif bagi karyawan yang meninggalkan.
Offboarding tidak hanya berlaku untuk karyawan yang mengundurkan diri, tetapi juga untuk mereka yang diberhentikan atau pensiun. Proses ini penting untuk menjaga reputasi perusahaan, keamanan data, dan moral karyawan yang masih bekerja.
Alur Offboarding Karyawan
Alur offboarding karyawan yang baik melibatkan beberapa tahap yang perlu dilakukan secara sistematis untuk memastikan keluarnya karyawan berjalan lancar dan minim risiko bagi perusahaan. Berikut adalah langkah-langkah yang biasanya dilakukan dalam proses offboarding karyawan:
1. Pemberitahuan Resign
Proses offboarding dimulai ketika karyawan memberikan pemberitahuan resmi mengenai niat mereka untuk mengundurkan diri. Ini bisa berupa surat resign atau komunikasi formal lainnya.
Setelah menerima pemberitahuan, perusahaan merespons dengan segera mengatur tanggal akhir kerja karyawan tersebut dan memulai proses offboarding. Langkah ini penting untuk memastikan bahwa ada waktu yang cukup untuk menyelesaikan semua hal yang terkait dengan keluarnya karyawan.
2. Exit Interview
Langkah selanjutnya adalah melakukan exit interview. Ini adalah kesempatan bagi perusahaan untuk mengumpulkan umpan balik dari karyawan mengenai pengalaman mereka selama bekerja di perusahaan. Exit interview dapat mengungkapkan banyak informasi berguna tentang budaya perusahaan, proses internal, dan area yang perlu diperbaiki.
Informasi yang dikumpulkan dari exit interview sangat berharga untuk perbaikan ke depannya dan membantu perusahaan mengidentifikasi serta mengatasi masalah yang mungkin tidak terlihat sebelumnya.
3. Pengembalian Aset
Pengembalian aset perusahaan adalah langkah penting dalam proses offboarding. Karyawan yang akan keluar harus mengembalikan semua aset perusahaan yang telah dipinjamkan kepada mereka selama masa kerja. Ini termasuk laptop, kartu identitas, ponsel perusahaan, dan peralatan lainnya.
Sebelum karyawan benar-benar keluar, perusahaan harus memeriksa kondisi aset tersebut dan mencatat pengembalian untuk memastikan tidak ada kehilangan atau kerusakan. Langkah ini penting untuk menjaga inventaris perusahaan dan mencegah potensi masalah di masa depan.
4. Pemutusan Akses
Keamanan data dan sistem perusahaan harus menjadi prioritas dalam proses offboarding. Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan bahwa semua akses karyawan ke sistem dan data perusahaan dihentikan segera setelah mereka keluar. Semakin cepat semakin baik demi mencegah potensi penyalahgunaan data dan menjaga keamanan informasi perusahaan. Pemutusan akses ini termasuk menonaktifkan email, akun komputer, dan akses ke aplikasi internal.
5. Administrasi Akhir
Penyelesaian administrasi akhir adalah langkah berikutnya dalam proses offboarding. Tahapan ini mencakup berbagai tugas seperti pembayaran gaji terakhir, pemutusan asuransi, dan penyelesaian benefit lainnya. Selain itu, perusahaan juga harus menyiapkan dokumen administrasi lainnya seperti surat referensi atau sertifikat kerja yang dapat membantu karyawan di masa depan.
Pentingnya Offboarding Kit Untuk Karyawan yang Meninggalkan Perusahaan
Offboarding kit adalah paket yang disiapkan oleh perusahaan untuk karyawan yang akan meninggalkan perusahaan, baik karena mengundurkan diri, pensiun, atau diberhentikan. Dalam rangkaian proses offboarding, offboarding kit ini berperan penting dalam proses transisi yang mulus dan memberikan kesan positif bagi karyawan yang akan keluar. Berikut beberapa alasan mengapa offboarding kit sangat penting:
1. Meningkatkan Kesetiaan dan Citra Perusahaan
Manfaat offboarding kit yang pertama adalahmenunjukkan bahwa perusahaan peduli terhadap karyawan, bahkan saat mereka akan meninggalkan perusahaan. Meskipun pada akhirnya karyawan tersebut tidak bekerja lagi di perusahaan Anda, hadiah kenang-kenangan ini bisa meningkatkan kesetiaan karyawan yang masih bekerja karena terciptanya citra positif perusahaan di mata karyawan.
2. Menjaga Hubungan Baik dengan Karyawan yang Keluar
Daripada keluar begitu saja, meninggalkan perusahaan dengan cara yang baik dan terstruktur bisa membantu menjaga hubungan yang baik dengan karyawan yang keluar, bukan?
Karyawan yang meninggalkan perusahaan dengan kesan positif lebih mungkin merekomendasikan perusahaan kepada orang lain atau mungkin kembali bekerja di perusahaan tersebut di masa depan.
3. Mengurangi Risiko Hukum
Poin tentang risiko hukum ini sering kali dikesampingkan. Padahal, terdapat risiko hukum yang menanti bila proses offboarding tidak terorganisir dan terdokumentasi dengan baik.
Untuk mengurangi risiko hukum tersebut, Anda dapat memberikan offboarding kit yang mencakup semua dokumen yang diperlukan, seperti surat pengalaman kerja, informasi mengenai hak-hak akhir karyawan, dan prosedur pengembalian aset perusahaan.
4. Mempermudah Transisi Karyawan
Offboarding kit dapat membantu karyawan yang keluar memahami langkah-langkah yang perlu diambil selama proses transisi. Kit ini bisa mencakup panduan mengenai pengajuan klaim asuransi, informasi mengenai tunjangan pengangguran, dan panduan mengenai pengelolaan pensiun atau tabungan yang telah dikumpulkan selama bekerja di perusahaan.
5. Memberikan Penghargaan dan Apresiasi
Manfaat terakhir ini adalah salah satu manfaat terpenting. Memberikan offboarding kit bagi karyawan yang keluar adalah cara perusahaan untuk mengapresiasi kontribusi mereka selama bekerja. Kit ini bisa mencakup hadiah kecil, sertifikat penghargaan, atau pesan terima kasih yang tulus.
Selain memberikan hadiah secara resmi oleh perusahaan dalam bentuk offboarding kit, Anda juga dapat menyiapkan hadiah pribadi untuk teman Anda yang meninggalkan perusahaan. Bingung mau memberikan apa? Simak inspirasi dalam artikel berikut untuk menjawab kebingungan Anda: 12 Inspirasi Hadiah Perpisahan Untuk Teman Kantor yang Resign. Selamat membaca!
—
Proses offboarding karyawan adalah langkah penting yang tidak boleh diabaikan oleh perusahaan. Dengan mengikuti alur offboarding yang baik, perusahaan dapat memastikan bahwa keluarnya karyawan berlangsung lancar dan minim risiko. Memberikan offboarding kit sebagai tanda penghargaan juga dapat memberikan kesan positif yang bertahan lama.
Bagi perusahaan yang ingin memberikan kesan terbaik kepada karyawan yang resign, Lokasoka menyediakan berbagai pilihan offboarding kit custom yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan identitas perusahaan Anda.
Pesan sekarang dan tunjukkan apresiasi Anda kepada karyawan dengan cara yang istimewa!
