Bagi beberapa perusahaan, onboarding karyawan merupakan momen yang krusial, karena berkaitan dengan kenyamanan karyawan baru selama bekerja. Oleh sebab itu, proses onboarding ini perlu diperhatikan dengan baik, agar proses ini berjalan lancar dan karyawan merasa nyaman.
Dalam persiapan onboarding karyawan, kesan pertama sangatlah penting. Karyawan baru harus disambut dengan hangat dan ramah oleh perusahaan dan tim yang bertanggung jawab. Sambutan yang hangat membantu karyawan baru merasa dihargai sejak hari pertama.
Selain sambutan hangat, jangan lupa juga untuk menunjukkan profesionalisme perusahaan, seperti memberikan data-data pendukung yang diperlukan karyawan baru untuk menjalankan tugasnya. Penyediaan informasi yang lengkap dan terorganisir dapat memudahkan karyawan baru memahami perannya, serta memudahkannya dalam beradaptasi.
Berikut informasi mengenai tujuh persiapan onboarding karyawan yang perlu diperhatikan perusahaan. Namun, sebelum itu simak juga Apa Itu Proses onboarding karyawan? dan Apa fungsinya untuk Perusahaan. Yuk,disimak!
- 7 Persiapan Onboarding Karyawan
- 1. Siapkan Kontrak Kerja
- 2. Pilih Ruang yang Nyaman untuk Berdiskusi
- 3. Informasi Tentang Tata Cara Absensi
- 4. Persiapan untuk Sesi Perkenalan
- 5. Siapkan Sesi Pengenalan Alat-Alat Kantor
- 6. Buat Perjanjian Waktu dengan User Tim Terkait untuk Sesi Mentoring
- 7. Berikan Souvenir Welcoming Kit sebagai Tanda Sambutan
- Rekomendasi Produk Onboarding Karyawan yang Menarik
7 Persiapan Onboarding Karyawan
Onboarding termasuk proses penting bagi karyawan baru, sebab tahap ini menjadi awal dari perjalanannya dalam perusahaan. Oleh sebab itu, tahap ini harus dilakukan sebaik mungkin. Berikut tujuh persiapan onboarding karyawan, yang perlu diperhatikan perusahaan.
1. Siapkan Kontrak Kerja
Kontrak kerja merupakan dokumen yang sangat penting. Dokumen ini, perlu diberikan kepada karyawan baru, sebelum hari pertamanya bekerja dimulai. Dengan adanya kontrak kerja, karyawan dan perusahaan memiliki kesepakatan yang jelas mengenai hak dan kewajiban masing-masing.
Kontrak kerja harus mencantumkan deskripsi pekerjaan yang jelas, termasuk peran, tanggung jawab, dan harapan terhadap karyawan. Selain itu, dalam kontrak kerja juga harus tercatat jelas mengenai jam kerja, gaji, tunjangan, bonus, dan manfaat lain secara terperinci.
2. Pilih Ruang yang Nyaman untuk Berdiskusi
Setelah kontrak kerja siap, persiapan onboarding yang perlu diperhatikan juga adalah ruang yang nyaman untuk berdiskusi. Pastikan tempat yang dipilih kedap suara dan memiliki pencahayaan yang baik. Ruangan yang nyaman membuat orang-orang yang berada di dalamnya menjadi lebih relax.
Sebelum kandidat masuk ke dalam ruangan, pastikan alat-alat dan dokumen pendukung yang dibutuhkan sudah siap. Buat suasana diskusi senyaman mungkin untuk memecah ketegangan dalam ruangan.
3. Informasi Tentang Tata Cara Absensi
Jika informasi mengenai kontrak kerja, jam kerja, dan lain-lainnya telah disepakati, hal selanjutnya adalah memberikan informasi mengenai tata cara absensi. Jelaskan sistem absensi yang digunakan perusahaan, baik absensi manual maupun absensi dengan mesin.
Jangan lupa juga untuk menyampaikan kebijakan perusahaan terkait keterlambatan, ketidakhadiran, dan tindakan yang diambil jika terjadi pelanggaran. Misalnya, berapa toleransi keterlambatan yang diperbolehkan dan bagaimana cara melaporkan ketidakhadiran karena sakit atau alasan lainnya.
4. Persiapan untuk Sesi Perkenalan
Salah satu persiapan onboarding yang tidak boleh dilewatkan adalah sesi perkenalan. Sesi ini sangat penting bagi karyawan baru, sebagai tanda sambutan dan perkenalan diri dengan karyawan lama.
Atur sesi penyambutan, di mana karyawan baru diperkenalkan kepada seluruh tim dan departemen. Pastikan manajer atau pimpinan perusahaan terkait berada di tempat pada jam yang ditentukan, sehingga tidak perlu mengganti jadwal.
5. Siapkan Sesi Pengenalan Alat-Alat Kantor
Persiapan onboarding yang tak kalah penting juga, yakni sesi pengenalan alat-alat kantor. Sesi ini penting untuk memastikan karyawan baru dapat bekerja secara efisien, tanpa hambatan teknis. Sesi ini dapat dimulai dengan informasi alat-alat yang tersedia, seperti printer, mesin fotocopy, proyektor, telepon, dan lain-lain.
Lakukan demonstrasi langsung tentang cara menggunakan alat-alat tersebut. Tunjukkan langkah-langkah dasar seperti menghidupkan dan mematikan perangkat, cara melakukan fotokopi, mencetak dokumen, dan menggunakan scanner.
6. Buat Perjanjian Waktu dengan User Tim Terkait untuk Sesi Mentoring
Selain sesi pengenalan dengan HRD, proses onboarding juga diikuti dengan sesi pengenalan tugas kerja bersama user atau mentor dari divisi karyawan tersebut. Dalam hal ini tugas HRD adalah membuat kesepakatan waktu dengan user untuk sesi mentoring.
Jika sesi perkenalan bersama HRD telah selesai, maka sesi mentoring dengan user dapat dilakukan. Selama beberapa hari pertama, mentor dapat membimbing dan mengamati kinerja karyawan baru dalam melakukan tugasnya.
7. Berikan Souvenir Welcoming Kit sebagai Tanda Sambutan
Persiapan onboarding yang terakhir adalah memberikan souvenir welcoming kit sebagai tanda sambutan. Pemberian welcoming kit menjadi simbolis penerimaan karyawan baru di kantor. Biasanya souvenir ini diberikan pada karyawan baru pada akhir sesi onboarding.
Souvenir welcoming kit ini dapat berupa lanyard yang berisi nama serta divisi, notebook, tumbler, dan berbagai barang yang mungkin dibutuhkan saat bekerja. Berikan souvenir yang berkesan agar karyawan baru lebih semangat memulai hari pertamanya.
Rekomendasi Produk Onboarding Karyawan yang Menarik
Di sesi terakhir onboarding, biasanya beberapa perusahaan akan memberikan souvenir welcoming kit atau produk onboarding karyawan sebagai tanda sambutan. Berikut tujuh rekomendasi barang yang bisa jadi ide produk onboarding kit yang menarik.
1. Lanyard Eksklusif
Barang pertama yang bisa jadi ide dalam produk onboarding kit adalah lanyard eksklusif. Beberapa perusahaan mewajibkan tiap pegawainya untuk menggunakan lanyard sebagai identitas. Lanyard eksklusif, bisa bikin outfit kerja terlihat lebih elegan lho! jadi barang ini cocok banget dijadikan salah satu isi dari produk onboarding kit.
2. Notebook
Salah satu barang yang tidak bisa lepas dari kegiatan kantor adalah notebook. Oleh karena itu, memilih notebook untuk jadi salah satu produk onboarding kit adalah pilihan yang tepat. Pastikan notebook yang dipilih berkualitas tinggi, sehingga tidak murah rusak dan sobek.
3. Tumbler
Menggunakan tumbler sebagai wadah minuman sudah menjadi kebiasaan masyarakat di era saat ini. Hal ini membuktikan bahwa masyarakat sudah mulai sadar tentang gerakan mengurangi sampah plastik. Dengan memilih tumbler sebagai salah satu isi produk onboarding kit, maka perusahaan Anda juga turut serta dalam langkah penghijauan bumi.
4. Pulpen Eksklusif
Kalau ada notebook, biasanya produk yang satu ini juga nggak ketinggalan. Pulpen eksklusif berpotensi meningkatkan produktivitas karyawan, karena biasanya jenis pulpen ini memiliki kualitas tinta yang baik dan tidak gampang macet. Oleh karena itu, pulpen eksklusif banyak dipilih sebagai idi dari produk onboarding kitt.
5. Kalender Meja
Walau sudah jarang digunakan, namun pemakaian kalender meja dalam aktivitas kantor masih sangat dibutuhkan. Adanya kalender meja dapat memudahkan pemiliknya untuk menandai tanggal-tanggal penting, sehingga dapat meminimalisir waktu yang terlewat. Oleh karena itu, memilih kalender meja bisa jadi ide dalam onboarding kit
6. Flashdisk
Barang yang satu ini sangat disarankan untuk dipilih. Sebab, hingga saat ini pemakaian flashdisk sebagai tempat menyimpan data-data penting masih banyak digunakan masyarakat. Memilih flashdisk sebagai salah satu isi produk onboarding kit, jadi pilihan yang tepat agar data-data kantor berpotensi lebih aman.
7. Goodie Bag
Produk onboarding terakhir yang tidak boleh terlewat adalah goodie bag. Dalam rangka mengurangi sampah sekali pakai, goodie bag sangat direkomendasikan untuk digunakan sebagai wadah pembungkus. Goodie bag tidak hanya praktis dibawa, tapi sangat fungsional dan dapat digunakan kembali di lain waktu.
Itu dia tujuh persiapan onboarding karyawan, beserta rekomendasi produk onboarding kit yang bisa jadi inspirasi Anda. Persiapan onboarding sangat penting untuk diperhatikan perusahaan supaya karyawan baru merasa diterima dan nyaman di hari pertamanya bekerja.
Simak juga Artikel lainnya Bahan Id Card Terbaik dan Lanyard Terbaik untuk Karyawan Perusahaan. Lokasoka merupakan platform digital untuk kustomisasi hadiah, souvenir, merchandise, dan berbagai produk gifting. Hubungi nomor WhatsApp Admin Lokasoka untuk mengetahui berbagai info menarik lainnya terkait kostumisasi hadiah.
