Tahukah Anda? Pengadaan souvenir untuk karyawan merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan loyalitas karyawan dan bahan promosi yang efektif dengan biaya yang ekonomis. Jika dibandingkan dengan strategi promosi lainnya, biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan souvenir kantor tergolong jauh lebih terjangkau.
Untuk memahami lebih lanjut tentang manfaat souvenir kantor, khususnya untuk promosi atau branding, Anda dapat membaca artikel berikut ini: 7 Tips Branding Perusahaan dengan Souvenir Kantor dan Media Sosial. Dalam artikel tersebut, Anda akan memperoleh penjelasan lengkap mengenai branding perusahaan melalui souvenir kantor. Selamat membaca!
Dengan manfaatnya yang sangat signifikan, souvenir kantor tentu harus dipersiapkan dan dirancang sebaik mungkin. Biasanya, barang-barang yang dibutuhkan berjumlah cukup besar. Hal ini tentu perlu menjadi perhatian perusahaan untuk merancang anggaran pengadaan souvenir kantor dengan baik.
Pentingnya Anggaran dalam Pengadaan Souvenir Kantor
Penganggaran untuk pengadaan perusahaan, termasuk souvenir kantor adalah langkah yang penting dalam menjaga keseimbangan keuangan dan keberlanjutan bisnis perusahaan. Berikut adalah pentingnya menentukan anggaran souvenir kantor:
1. Mengantisipasi dan Mengendalikan Pengeluaran
Merancang anggaran untuk berbagai pengadaan perkantoran, termasuk souvenir kantor, dapat memungkinkan perusahaan mengantisipasi dan mengendalikan pengeluaran dengan lebih baik. Tanpa adanya anggaran, perusahaan akan kesulitan untuk menghitung batas pengeluaran dan beresiko memunculkan pengeluaran tak terduga.
Dengan adanya perencanaan anggaran yang tepat, perusahaan akan mampu menjaga keseimbangan keuangan dan mencegah resiko kekurangan biaya untuk kebutuhan pengadaan souvenir kantor.
2. Mendukung Perencanaan
Anggaran souvenir kantor dapat membantu manajemen dalam menjalankan fungsi perencanaan, koordinasi, dan pengendalian. Tidak hanya itu, anggaran ini juga dapat digunakan sebagai sarana untuk menjalin koordinasi dari kebijakan berbagai unit yang ada dalam perusahaan hingga komunikasi dengan vendor terkait pengadaan souvenir.
3. Penghematan Biaya
Dengan mengetahui anggaran yang tersedia, perusahaan dapat mempertimbangkan harga souvenir kantor yang paling sesuai. Bukan tidak mungkin, Anda bahkan bisa memperkecil pengeluaran jika Anda merancang anggaran dengan pertimbangan yang matang.
Sebaliknya, apabila tidak terdapat anggaran yang jelas, Anda mungkin kesulitan untuk mempertimbangkan harga souvenir yang akan dibeli hingga tanpa disadari, Anda justru menghabiskan terlalu banyak biaya.
Tips Menentukan Anggaran Souvenir Kantor
Besarnya anggaran biaya souvenir kantor sangat bergantung pada kebijakan perusahaan. Agar dapat menjadi acuan, anggaran ini harus ditentukan sedari awal. Terdapat beberapa tips yang bisa membantu Anda menentukan anggaran pembelian souvenir kantor dengan baik. Berikut ini penjelasannya.
1. Buat Pos Keuangan Terpisah
Hal pertama yang harus dilakukan untuk menyusun anggaran adalah membuat pos keuangan terpisah untuk pengadaan souvenir. Pos keuangan ini tidak boleh disatukan atau dicampur dengan pengeluaran atau anggaran untuk kebutuhan lainnya. Hal ini agar biaya untuk membeli souvenir kantor tidak mengganggu anggaran untuk persiapan lainnya di perusahaan Anda.
2. Tentukan Kuantitas atau Jumlah Souvenir
Hal penting selanjutnya yang harus diketahui adalah jumlah souvenir. Pastikan jumlah souvenir yang akan Anda pesan cukup untuk semua penerima. Apabila masih memungkinkan, Anda dapat menyiapkan sejumlah souvenir cadangan melebihi jumlah penerima untuk mengantisipasi kekurangan nantinya.
3. Sesuaikan Harga Dengan Total Anggaran
Salah satu kesalahan yang sering dilakukan dalam menentukan anggaran adalah langsung menentukan nominal biaya untuk souvenir per satu orang penerima. Padahal, hal yang benar untuk dilakukan adalah menghitung persentase jumlah kebutuhan souvenir dari keseluruhan anggaran untuk souvenir.
Maksudnya, jumlah yang dihitung bukanlah harga per souvenir dikalikan jumlah penerima, misalnya Rp 5.000,- atau Rp 10.000,- per souvenir. Seharusnya adalah membagi total anggaran yang telah ditentukan dengan jumlah penerima. Barulah, dengan nominal yang dihasilkan tersebut, Anda memilih souvenir sesuai kebutuhan.
4. Pahami Tujuan dan Kebutuhan Penerima
Setelah mengetahui estimasi harga souvenir yang dianggarkan, Anda perlu memahami tujuan dari pemberian souvenir tersebut. Tujuannya dapat beragam, misalnya untuk meningkatkan loyalitas karyawan, tanda terima kasih untuk klien, atau bahan promosi untuk perusahaan Anda.
Selain itu, Anda juga harus mengetahui kebutuhan penerima. Dengan begitu, Anda dapat memperkirakan jenis barang dan harga untuk souvenir Anda nantinya.
5. Jangan Mengorbankan Kualitas di Atas Kuantitas
Anda mungkin berusaha menghemat biaya untuk mendapatkan souvenir dengan jumlah yang banyak dan bervariasi. Namun, jangan sampai hal tersebut membuat Anda mengorbankan kualitas souvenir.
Souvenir dengan bahan yang berkualitas mampu memberikan kesan positif bagi para penerimanya. Selain itu, souvenir tersebut juga meningkatkan profesionalitas perusahaan Anda di mata klien atau calon konsumen Anda. Untuk itu, jangan sampai manfaat souvenir tidak dapat sepenuhnya Anda rasakan hanya karena kualitas yang kurang baik.
6. Sesuaikan dengan Skala Usaha
Hal lainnya yang tidak kalah penting untuk dipertimbangkan adalah menyesuaikan souvenir dengan skala usaha Anda. Jika usaha masih dalam skala kecil, Anda sebaiknya menyiapkan anggaran souvenir kantor dengan harga yang lebih terjangkau atau dalam jumlah yang secukupnya.
Begitu pula sebaliknya. Bila usaha dalam skala besar, Anda boleh mempersiapkan anggaran souvenir kantor dengan harga yang lebih mahal atau dalam jumlah yang sedikit lebih banyak dari jumlah penerima yang telah dihitung.
7. Bandingkan Penawaran Vendor
Dalam menentukan anggaran, Anda harus mengetahui perkiraan harga untuk souvenir kantor Anda, bukan? Untuk itu, hal yang paling mudah untuk memperoleh penawaran terbaik adalah dengan membandingkan beberapa vendor pilihan Anda.
Akan lebih baik bila Anda juga melakukan konsultasi dengan vendor pilihan Anda tersebut untuk mengetahui pilihan bahan yang tersedia dan harga yang paling sesuai dengan anggaran yang akan Anda tetapkan nantinya. Bila perlu, komunikasikan juga dengan vendor souvenir tentang besaran anggaran Anda saat ini. Vendor mungkin akan memberikan paket atau kemasan khusus yang sesuai dengan anggaran yang tersedia.
8. Beli Jauh-Jauh Hari Agar Menghindari Kenaikan Harga
Setelah menemukan vendor yang memberikan penawaran terbaik, Anda dapat segera memesan dari jauh-jauh hari. Selain meminimalisir keterlambatan waktu produksi, Anda juga memiliki kesempatan untuk memperoleh harga yang lebih rendah. Dengan memesan secepat mungkin, Anda dapat mengantisipasi adanya kenaikan harga nantinya, khususnya di awal tahun atau di momen-momen penting lainnya.
9. Beli Dengan Jumlah Besar
Beberapa vendor tidak jarang memberikan penawaran khusus atau diskon yang dapat Anda manfaatkan. Biasanya, harga khusus tersebut diberikan untuk pembelian dalam jumlah besar. Selain menghemat anggaran, Anda juga bisa menambah jumlah souvenir yang dapat Anda gunakan sebagai cadangan nantinya.
—
Setelah anggaran souvenir kantor ditentukan dengan jelas, Anda perlu menentukan jenis souvenir sesuai dengan kebutuhan dan anggaran tersebut. Salah satu hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih souvenir kantor adalah kualitasnya. Hal ini penting karena kualitas souvenir kantor juga mencerminkan kualitas perusahan.
Namun, Anda tidak perlu pusing. Untuk mengetahui lebih dalam tentang bahan berkualitas terbaik untuk souvenir kantor, Anda dapat membaca artikel berikut ini: Rekomendasi Bahan Souvenir Terbaik Untuk Kebutuhan Anda. Melalui artikel ini, Anda akan mampu menentukan bahan terbaik untuk berbagai souvenir kantor yang akan Anda pesan. Selamat membaca!
